就職活動でのメールのマナー

基本的なメールの書き方

メールの書き方には一定の型があるので、型に則って書くようにすれば、どのようなメールでも比較的簡単に作成できるようになります。

以下、例として企業へ資料請求をする際のメールを見ていくことにしましょう。

• ※1.件名が内容をしっかり表すように表記する
• ※2.株式会社の位置が前なのか後ろなのかに注意して記入する
• ※3.担当者名が分かっている場合は担当者名に様を付けて記入する
• ※4.敬語に気をつけながら、読みやすいように一文を短くし、要点がわかりやすい文章を心がける。
• ※5.最後に署名を忘れずに記入する
• ※6.返信や電話連絡をしやすいように連絡先の記入も忘れずにする

メールの作成時には、上の文章の内容部分を書き換えて使うことができます。

企業に勤めている人が使っているメールソフトにも、予めテンプレートが用意されていて、内容部分だけを書き換えてメールを作成していることも多いです。

メール作成時の注意事項

メール作成時には、誤字や脱字が起こりやすいので気をつけましょう。

また、メールでの文章には表情がないので、文章表現がきつく感じられたり、無礼に取られることも多いので、敬語やマナーには最大限の注意をしておきましょう。

多少、敬語がおかしくても愛嬌として取ってもらえますが、面倒だからと敬語表現を端折ってしまうと受け手は送り手が思っている以上に悪い印象をいだくものです。

メールは、形としていつまでも残るので、悪い印象を与えるメールを送ってしまうといつまでも残ってしまいます。

メールを作成する前には、あらかじめメモ帳ソフトなどで文章を作ってから送信してもよいでしょう。

まとめ

メールには型があるので、メールを作成すること自体には案外すぐに慣れてしまいます。

しかし、慣れてくると文章表現が段々と粗くなりがちですので、何度メールを送るとしても、マナーや表現には細心の注意をするようにしましょう。