就職活動での電話のマナー

電話をかける前の準備

友人などに電話をかける際は気を使うことはないと思いますが、企業に電話をする際は電話をかけるための準備を前もってしておく必要があります。

ここから電話をかける際に必要な物や環境について見ていきましょう。

聞いた事を記録に残せるようにメモ帳を用意

電話で質問や面接の予約をすると担当者から回答をもらうことになるので、それらを忘れずメモできるようにメモ帳を用意しておきましょう。

頭で覚えて忘れてしまい再度電話で確認すると「不注意な人」という悪い印象を与えてしまうので、教えてもらった情報は全てメモに残すように心がけましょう。

また質問をすることがいくつもあるようなら、前もってメモ帳に質問項目を列挙しておくと、忘れずに全て質問できるので事前に準備しておくとよいでしょう。

資料や名刺など必要な物を用意

電話で質問をする際に企業パンフレットなど資料が必要なら、それらも事前にそろえておきスムーズに質問できるようにしておきましょう。

必要な場合は担当者の名刺や送った履歴書のコピーなども用意しておくとよいでしょう。

企業の担当者は電話対応だけをしているわけではないので、電話をかける時間をできるだけ短くできるように必要な物を準備しておくことが大事です。

電話をかける環境

電話をかける際には周りの環境や時間帯にも注意が必要です。

繁華街や車の運転中に電話をしていては騒音で相手の声が聞き取りづらくなってしまい、何度も確認が必要になることがあるので避けるようにしましょう。

机のある静かな場所で電話をする

就職活動中に、こちらから電話をする場合は自宅からかけることが多いと思いますが、その際には静かな部屋でメモしやすいように机がある場所で電話をするとよいです。

外出中に電話をする場合も、できるだけ静かな環境を選ぶようにしましょう。

もし企業側から電話があって騒音が多い場所であったなら

「場所を変えてから再度電話をかけさせて頂きます」

と伝えて折り返し電話をすると失礼にならないです。

仕事が忙しい時間帯を避けて電話をかける

メールなどで事前の予約をせずに電話をする場合は、午前なら10時から12時の間、午後なら14時から16時の間に電話するようにしましょう。

業務開始時間や終業時間の前後は忙しいことが多いので、それらの時間は避けるようにしましょう。

もし担当者が不在なら再度時間を変えて電話をするか、折り返し電話してもらえるように伝言をしておくとよいでしょう。

電話のかけかた、電話のマナー

こちらから電話をかける際の、電話マナーを見ていきましょう。

電話をかける前に上記した必要な物をそろえ、再度質問事項の確認を行い、できるだけ短い時間で要件を伝えられるようにしておきましょう。

準備ができたら電話をかけましょう。

相手が電話に出たら、こちらから挨拶をして名前を名乗ります。

次に担当者や人事部への取り次ぎをお願いします。

担当者が不在の場合は電話をかけなおさせて頂く旨を伝える。

担当者の人が出たら相手の都合を確認後、再度、名前を名乗り要件を伝えましょう。

聞きたかったことを質問したり面接の予約などを行ったら、それらの回答や日時をメモに取ることを忘れないようにしましょう。

要件が済んだらお礼をいい、相手が電話を切ったのを確認後、こちらも電話を切ります。

まとめ

就職活動期間には、それ程たくさん電話をかける機会はないはずですので、電話のマナーに慣れることはないでしょう。

しかしマナーに則った会話をしようと心がけているだけで相手が受ける印象はよくなります。

ぎこちなさがあっても相手の立場や状況に配慮することが最も重要です。